DISTRUGGI TUTTI I TUOI DOCUMENTI !

Il nuovo software Buffetti che consente l'archiviazione e la conservazione ottica di documenti, libri e registri fiscali, con l'eliminazione degli archivi cartacei.

Con Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2003 (e successiva delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004) è ora possibile effettuare l'archiviazione e la conservazione ottica di documenti, libri e registri fiscali, con la conseguente eliminazione degli archivi cartacei.

I documenti possono essere salvati in qualsiasi formato (anche pdf, doc, xls), a condizione che la loro lettura non consenta di alterarne il contenuto in una fase successiva alla loro formazione, emissione e archiviazione.

Le tipologie di documenti che possono essere archiviati con tale modalità sono davvero molte:

I vantaggi della conservazione sostitutiva sono:

• Riduzione dei costi di archiviazione cartacea
• Facilità di ricerca e reperimento dei documenti
• Minore occupazione di spazi per la conservazione fisica della carta
• Snellimento delle procedure di archiviazione, conservazione e ricerca dei documenti cartacei
• Impiego di risorse umane in altre attività
• Maggiori garanzie della riservatezza (accesso autorizzato)
• Condivisione del documento originale tra più risorse

Operativamente, la legge prevede due tipologie di archiviazione:

Documenti Non Unici
sono quelli per i quali è possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (anche se in possesso di terzi). Es. fatture, scritture contabili ecc.
Vengono conservati con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale.

Le fasi sono:
1. archiviazione del documento
2. creazione dell’impronta
3. firma e marcatura temporale del documento e dell’impronta
4. invio dell’impronta al Ministero (*)
5. formazione del supporto di conservazione

Documenti Unici
tutti gli altri tipi di  documento: es. contratti, verbali di assemblee, dossier personali ecc.
Alla stessa procedura di conservazione prevista per i Documenti Non Unici va aggiunta l'apposizione della firma digitale e della marca temporale di un pubblico ufficiale.

(*) Nel processo di conservazione ottica dei documenti assume un ruolo anche l'Agenzia delle Entrate, che deve tenere traccia di tutte le operazioni di conservazione svolte dai singoli soggetti.
La norma prevede a tal proposito la seguente tempistica per la comunicazione delle operazioni di archiviazione:
- quindicinale per le fatture
- almeno annuale per tutti gli altri documenti